Перед переходом на услуги IT аутсорсинга руководителю компании требуется сопоставить множество факторов в пользу и против данного решения. Раздел поможет определить особенности предпочтительного выбора для компании.
1. Действительно ли существует экономия при заказе IT аутсорсинга?
- Данный вопрос оказывается достаточно спорным. С одной стороны затраты ИТ аутсорсинга могут оказаться в некоторых случаях несколько выше в сравнении с содержанием в штате собственного сотрудника. При этом в ходе проведения расчетных данных компания не учитывает скрытых затрат вспомогательных подразделений, а именно бухгалтерии, HR, юридической, административно-хозяйственной службы и т.д. Также следует учесть, что содержание одного сотрудника недостаточно. В итоге, проводя полную оценку стоимости содержания, скрытых затрах и недополученной прибыли в случае простоев IT систем в ходе отсутствия сотрудника на месте, неспособности справиться с текущей задачей, выгода услуг аутсорсинга IT становится неоспоримой.
- Компания-заказчик при заказе аутсорсинга IT получает и иные выгоды, сказывающиеся на качестве деятельности. Вместо пары сотрудников на нее работает штат специалистов, способных обеспечить доступ к лучшим компетенциям, проведению экспертизы, гибкость IT услуг, предоставление заказчику возможности фокусирования услуг на главном бизнесе.
2. Факторы удешевления стоимости услуг IT аутсорсинга.
- Благодаря предоставлению части услуг удаленным способом, появляется возможность поддержания деятельности целой серии компаний-заказчиков с участием одного инженера. В итоге заработная плата инженера распределяется на нескольких заказчиков, что позволяет эффективно регулировать затраты в отличие от привлечения штатного сотрудника.
- Компания «Амиго» предлагает более высокий КПД при привлечении сотрудников, за счет современных решений большие объемы работ выполняются в сжатые сроки, возможно привлечение меньшего количества сотрудников в сравнении с традиционной моделью, соответственно снижение затрат, разумная экономия.
- Для распределения деятельности сотрудников на серию компаний модель IT аутсорсинга предусматривает применение систем удаленного управления, что минимизирует количество персонала на конкретных местах (SMS MS HP OV и т.д.), в итоге удаленное выполнение задач экономит средства компании-заказчику.
- Недостаточно только лишь устранять следствия сбоев, необходимо также проводить расследования, для детального установления причин неполадок. Вследствие этого задачи решаются не только в кратчайшие сроки, но и обеспечивают снижение количества сбоев в инфраструктуре IT компании-заказчика. Соответственно, снижается период простоя сервисов, значительно снижается процент недополученной прибыли. В итоге, заказывая услуги IT аутсорсинга в компании «Амиго», компания-заказчик снижает процент потерь по причине неработоспособности всех важных сервисов (почты, бизнес-приложений, печати, иных ИТ сервисов).
- Аутсорсинг IT снижает вероятные потери в случае увольнения, болезни, отпусков ключевых сотрудников. Как известно, наладить деятельность при поиске, вхождении в рабочий процесс нового сотрудника сложно и долго, с услугами IT аутсорсинга исключается период поиска, адаптации отдельного сотрудника, компания-заказчик не несет потерь.
3. Вы ранее управляли собственным персоналом, подчиненным лично вам. Каковы методы контроля деятельности компании-исполнителя – поставщика IT услуг?
Прежде всего, следует отметить, что модель IT аутсорсинга имеет собственные инструменты контроля, предлагаемые заказчику:
- Инструмент SLA – в нем фиксируются услуги аутсорсинга IT, их параметры качества
- Возможность доступа к системе отчетности on-line, информирование заказчика
- Система штрафов при несоблюдении параметров SLA, а именно выплата сумм штрафов компании заказчику при некачественном сервисе
- Предоставление акта выполненных работ, при возникновении несоответствий ответственное лицо компании-заказчика может не подписать акт выполненных работ, что ведет к отсутствию оплаты за некачественно предоставленную услугу
Также при предоставлении комплексных услуг IT аутсорсинга возможна организация службы контроля, способствующая взаимодействия компании-заказчика с исполнителем. Служба следит за контролем деятельности аутсорсера, также при необходимости на нее возлагаются задачи стратегического развития IT инфраструктуры, взаимодействия с подразделениями бизнеса. Для руководства службы контроля часто заказчиком устанавливается директор по IT. Служба контроля может иметь различный размер, численный состав, данные факторы зависят от серии условий:
- Объема предоставляемых IT услуг
- Размера, особенностей, сложности обслуживаемой структуры, географического размещения компании-заказчика
- Характер соглашения с выбором модели IT аутсорсинга
В случаях организации службы контроля в небольших компаниях, задачи контроля, как правило, возлагаются на заместителя директора, если отсутствует прямая должность директора по IT, как это принято в более крупных организациях. Для крупных компаний-заказчиков вполне естественно выделять для службы контроля нескольких сотрудников, делая ее распределенной, способной эффективно отслеживать деятельность нескольких направлений, к примеру, предоставляемого объема услуг, выполняемых функций, параметров SLA.
При заказе частичного аутсорсинга IT для эффективного взаимодействия между компанией-заказчиком – поставщиком услуг задачи службы контроля могут возлагаться на сотрудников штатной службы IT, сохранившейся у компании-заказчика. Также служба IT компании-заказчика может рассматривать функции стратегического развития инфраструктуры, ее взаимодействия с подразделениями бизнеса.
4. Куда девать персонал, который до заключения соглашения эксплуатировал, поддерживал IT инфраструктуру?
В увольнениях нет необходимости. Для крупного персонала компания «Амиго» предлагает решения по трудоустройству с гарантией сохранения условий компенсации труда, не уступающих текущим. Для небольшого IT проекта, либо в случае низкой компетенции персонала компания набирает сторонних сотрудников, либо подключает к деятельности собственный персонал.
5. Как защитить конфиденциальную информацию, предотвратить ее попадание к конкурентам.
В данном случае компания «Амиго» полностью защищает интересы заказчика. В ходе заключения основного контракта, предусматривающего оказание IT услуг, обязательно составляется доп. соглашение о конфиденциальности. К сожалению, практика показывает, что основное число утечек конфиденциальной информации возникает по причине деятельности IT персонала в штате компании-заказчика.
6. Как не попасть в зависимость компании, предоставляющей услуги IT
Сложность возникает в ходе подготовки модели IT аутсорсинга, предлагаемой компании-заказчику. В ходе подготовительных работ осуществляется сбор данных, информация об организации фиксируется в соответствующих документах, что называется отчуждением информации. Гипотетически компания-поставщик услуг IT может воспользоваться информацией, но в договоре сотрудничества четко оговорены данные пункты. Также договор предусматривает план выхода из услуг IT аутсорсинга, в ходе которого вся важная информация передается заказчику, остаются только обобщенные данные. Потому выбрать другого поставщика услуг проще в сравнении с реорганизацией собственной IT службы.
7. Достоин ли уровень качества ИТ-услуг в сравнении с возможностями штатных сотрудников компании?
Компания «Амиго» гарантирует, что качество IT услуг аутсорсинга в разы выше в сравнении с деятельностью штатных сотрудников компании-заказчика. Этому способствует несколько причин:
- Процессы эксплуатации,· представленные компанией-исполнителем, построены на рекомендованной базе библиотеки ITIL с лучшими практиками, соответствуют требованиям стандарта ISO20000
- В контракте IT аутсорсинга· предусматривается соглашение SLA, являющееся инструментом, позволяющим управлять качеством за счет фиксирования разницы ожиданий заказчика и обязанностей исполнителя, определения данных параметров. В итоге качество начинает рассматриваться в объективной категории, появляется стремление в его достижении.
- В отличие от штатных· сотрудников, специалисты компании «Амиго» периодически сталкиваются с различными ситуациями при обслуживании различных компаний-заказчиков с учетом разницы оборудования, бизнес процессов. Это позволяет значительно повысить в сжатые сроки уровень профессионального опыта. К тому же значительный штат сотрудников, учитывая личный опыт каждого, быстрее устранит сложности работы инфраструктуры.
Главной проблемой компании-заказчика становится отсутствии конкуренции внутреннего IT подразделения, отчего сказывается и отсутствие должного опыта при решении сложных задач. Компания «Амиго» находится в постоянной конкуренции, обеспечивая максимально возможное соответствие качества ожиданиям заказчика для того, дабы превзойти конкурентов.
8. Способны ли сотрудники «Амиго» разобраться в специфике деятельности моей компании?
Это не столь значительная проблема. Прежде всего, если у компании-заказчика имеются штатные IT сотрудники, мы можем принять их в штат, в итоге сотрудник, знающий специфику, будет обслуживать компании, используя более широкие возможности. Кроме того, компания «Амиго» является системным интегратором, обладающим широким спектром услуг, потому может привлечь к деятельности соответствующих специалистов.
9. Как оказываются услуги непосредственно по заключении контракта?
При обслуживании средних, крупных объектов разработан проект перехода по модели IT аутсорсинга (возможно внесение проекта непосредственно в контракт), в нем четко прописываются действия, ответственность компании-исполнителя, сроки перехода. Постепенно, при принятии на обслуживание объектов, расценки, оговоренные в контракте в соответствии с выбранным пакетом, пропорционально увеличиваются, в итоге основную сумму компания заказчик оплачивает только по достижению планового значения.
10. Вы обещаете принять ИТ специалистов моей компании, но они не готовы к подобному, поэтому могут саботировать процесс.
В действительности любой переход в новую команду сложен для человека, компания «Амиго» это осознает. Поэтому создается проектная команда заказчиком и исполнителем.
Для инженеров же открываются новые перспективы в работе с профильной командой IT специалистов, соответственно, проблемы возникают редко и чаще только с некомпетентными специалистами.
Дополнительно на начальном этапе выявляются ключевые сотрудники, после их перевода остальная команда более спокойно подтягивается в новую среду деятельности. Для этого обеспечивается и дополнительная мотивация сотрудников.
